Важным преимуществом XML-формата является повышение качества и связанности данных об объекте, что дает возможность более точно и надежно контролировать процессы в капитальном строительстве. Если пояснительная записка сформирована в XML-формате, то ее можно использовать для быстрого доступа к информации как об объекте капитального строительства, так и к связанным с ним документам. Все данные, заполненные в пояснительной записке в машиночитаемом виде, автоматически переносятся в заявление.
Приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ от 12.05.2017 № 783/пр утверждены Требования к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий и проверки достоверности определения сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства.
В п. 2 Требований указано, что для получения услуг документы должны представляться в виде файлов в XML-формате.
XML-схемы, подлежащие использованию для формирования документов в XML-формате, размещаются на официальном сайте Минстроя РФ и вводятся в действие по истечению трех месяцев со дня размещения.
Программное обеспечение устанавливается в локальную сеть предприятия, и любой сотрудник сможет им воспользоваться. Программное обеспечение не только формирует пояснительную записку в XML-формате, но и хранит всю документацию об объекте.